Pe scurt
- Din 1 ianuarie 2026, facturile între întreprinderile plătitoare de TVA stabilite în Belgia trebuie, în principiu, emise și primite în formă electronică structurată.
- Un PDF trimis prin e-mail nu îndeplinește această obligație.
- Rețeaua Peppol este calea de referință; accesul se face printr-un furnizor de servicii sau prin programul dumneavoastră.
- Toleranțele, excepțiile și etapa următoare de raportare electronică trebuie verificate pentru situația dumneavoastră.
Facturarea electronică între întreprinderi nu mai este un proiect în Belgia. Din 1 ianuarie 2026, legea obligă întreprinderile plătitoare de TVA stabilite în Belgia să își schimbe facturile B2B într-un format structurat. Schimbarea este tehnică, dar vă afectează și organizarea: primirea, validarea, înregistrarea contabilă și arhivarea facturilor.
Ce prevede obligația
Obligația vizează facturile emise între doi plătitori de TVA stabiliți în Belgia, pentru operațiuni realizate în Belgia. Facturile adresate persoanelor fizice nu sunt vizate și, în principiu, nici cele adresate clienților stabiliți în străinătate.
O factură electronică structurată este un fișier de date care poate fi citit de un program, nu imaginea unui document. Formatul de referință urmează norma europeană de facturare electronică, în varianta Peppol BIS. Un PDF, chiar trimis prin e-mail, nu îndeplinește obligația.
Anumite categorii de întreprinderi sunt excluse sau urmează reguli speciale, de exemplu unii plătitori de TVA fără drept de deducere. Verificați-vă statutul împreună cu cabinetul.
Toleranțe și sancțiuni
Peppol: cum funcționează rețeaua
Peppol este o rețea de schimb de documente folosită în mai multe țări europene. Ea se bazează pe puncte de acces: transmiteți factura punctului dumneavoastră de acces, care o trimite către cel al clientului, care o livrează în programul acestuia. Aveți nevoie de un singur furnizor, chiar dacă clienții dumneavoastră folosesc alții.
Fiecare întreprindere este identificată printr-un identificator Peppol, bazat în general pe numărul de întreprindere (BCE/KBO) sau pe numărul de TVA. Pentru a primi facturi, societatea dumneavoastră trebuie înregistrată în rețea prin intermediul unui furnizor; fără înregistrare, furnizorii dumneavoastră nu vă pot găsi.
Multe programe de contabilitate și facturare includ un punct de acces. Altele folosesc un furnizor separat. Pentru volume foarte mici există soluții de bază, cu funcții mai limitate.
Ce se schimbă în organizarea dumneavoastră
- La emitere: facturile sunt generate de un program compatibil, cu date complete și corecte (numărul de TVA al clientului, sume, cote, referințe).
- La primire: facturile ajung într-un program, nu într-o căsuță de e-mail. Trebuie stabilit cine le validează și cum ajung la contabil.
- În contabilitate: datele structurate pot fi importate fără reintroducere, ceea ce reduce erorile.
- La arhivare: factura structurată este originalul. Trebuie păstrată în formatul său, integră și lizibilă, pe durata termenului legal, în principiu zece ani în materie de TVA.
| Pas | Acțiune | Cu cine |
|---|---|---|
| 1 | Inventariați fluxurile: facturi emise și primite, clienți și furnizori belgieni plătitori de TVA | Dumneavoastră și contabilul |
| 2 | Verificați că programul generează facturi în format Peppol BIS | Furnizorul programului |
| 3 | Înregistrați societatea în rețeaua Peppol și verificați identificatorul | Furnizorul Peppol |
| 4 | Definiți circuitul de primire și validare a facturilor de la furnizori | Dumneavoastră și echipa |
| 5 | Organizați transmiterea automată către contabilitate | Contabilul dumneavoastră |
| 6 | Puneți în practică arhivarea fișierelor structurate pe durata legală | Furnizorul și contabilul |
| 7 | Testați trimiterea și primirea cu câțiva clienți și furnizori | Partenerii comerciali |
Ordine orientativă. Dacă un pas nu este încă realizat, începeți cu acesta.
Serviciile noastre
Adaptați-vă contabilitatea la Peppol
Vedeți cum se integrează primirea, transmiterea și arhivarea facturilor în ținerea contabilității dumneavoastră.
Etapa următoare: raportarea electronică
Facturarea electronică structurată pregătește o a doua etapă, numită e-reporting: transmiterea către administrația fiscală a anumitor date de facturare, la scurt timp după emiterea facturii. Este anunțată pentru 2028. Calendarul și modalitățile pot încă evolua: verificați-le înainte de a vă fixa alegerea programului.
Alegerea de acum a unei soluții care prevede această evoluție evită o a doua schimbare de instrument peste câțiva ani.
Costuri și ajutoare
Furnizorii percep adesea un abonament, uneori calculat în funcție de numărul de documente schimbate. Comparați ofertele pe baza volumelor dumneavoastră reale, atât la emitere, cât și la primire, și verificați ce este inclus: arhivare, conectare la programul de contabilitate, asistență.
Pentru anumite cheltuieli legate de facturarea electronică a fost prevăzută o deducere fiscală majorată în favoarea IMM-urilor și a liber-profesioniștilor, pentru o perioadă limitată. Condițiile și durata trebuie verificate cu cabinetul înainte de a conta pe ea.
Facturile primite contează la fel de mult
Programare
Analizați-vă facturarea
Verificăm împreună stadiul fluxurilor de facturi și pașii care mai trebuie făcuți.
Acest articol prezintă reguli generale aplicabile la data actualizării. Ratele și sumele menționate sunt valori de bază, care trebuie verificate pentru situația dumneavoastră. Articolul nu înlocuiește o consultanță personalizată.
