Pe scurt
- Puteți schimba contabilul în orice moment, respectând preavizul prevăzut în scrisoarea de misiune (contractul cu contabilul).
- Profesionistul care vă preia dosarul ia legătura cu predecesorul său înainte de a începe: este o regulă deontologică, nu o simplă formalitate.
- Stabiliți o dată clară de preluare și decideți cine se ocupă de fiecare termen apropiat.
- Obțineți un dosar complet: contabilitate, declarații, accese online și corespondența cu administrația.
Decizia de a schimba contabilul vine adesea după o perioadă de nemulțumire: răspunsuri lente, sfaturi prea rare, onorarii neclare. Nimic nu vă obligă să așteptați închiderea exercițiului. Trebuie însă să organizați tranziția astfel încât nicio declarație să nu rămână fără responsabil. Iată pașii, în ordine.
Recitiți scrisoarea de misiune actuală
Relația cu un expert contabil sau un consultant fiscal se bazează pe o scrisoare de misiune. Înainte de a vă anunța decizia, recitiți-o: ea stabilește de regulă durata misiunii, termenul de preaviz, modul de încetare și onorariile datorate pentru lucrările în curs.
Notificați încetarea misiunii în scris, precizând data de la care doriți să producă efecte. O scrisoare recomandată sau un e-mail cu confirmare de primire lasă o urmă utilă. Menționați și numele profesionistului care preia dosarul, pentru a facilita schimburile.
Onorarii și lucrări în curs
Regulile profesionale între colegi
Experții contabili și consultanții fiscali autorizați sunt membri ai ITAA (Institutul consultanților fiscali și experților contabili din Belgia). Regulile lor deontologice reglementează succesiunea unui profesionist de către altul.
În practică, profesionistul care vă preia dosarul ia legătura cu predecesorul său, în principiu în scris, înainte de a accepta sau de a începe misiunea. Acest schimb îi permite să verifice că niciun motiv profesional nu se opune preluării și să organizeze transmiterea documentelor. Nu este vorba de a cere permisiunea predecesorului: rămâneți liber să vă alegeți contabilul.
Noul contabil trebuie, de asemenea, să vă identifice conform legislației anti-spălare a banilor: identitatea administratorilor, beneficiarii reali, activitatea societății. Pregătiți aceste documente; fără ele, misiunea nu poate începe. Contabilul actual predă, la rândul său, documentele care aparțin societății dumneavoastră. Documentele sale interne de lucru nu fac neapărat parte din predare.
Identificați termenele apropiate
Principalul risc al unei schimbări în cursul anului este un termen uitat. Înainte de data preluării, întocmiți lista obligațiilor din săptămânile următoare și desemnați, pentru fiecare, cine se ocupă de ea:
- declarațiile periodice de TVA, lunare sau trimestriale în funcție de regimul dumneavoastră, și situațiile aferente (lista anuală a clienților plătitori de TVA, declarația intracomunitară);
- salarizarea și impozitul reținut pe salarii (précompte professionnel): dacă un secretariat social (firmă de salarizare) vă gestionează salariile, verificați că știe cine este noul interlocutor;
- conturile anuale: sunt aprobate de adunarea generală și apoi depuse la Banca Națională a Belgiei, în principiu cel târziu la șapte luni după închidere;
- declarația de impozit pe profit sau de impozit pe venitul persoanelor fizice, ale cărei termene sunt publicate în fiecare an de administrație;
- plățile anticipate, dacă le efectuați, pentru a evita o majorare de impozit.
Cel mai simplu moment pentru schimbare rămâne sfârșitul unei perioade de TVA sau imediat după închiderea exercițiului. Nu este o obligație: o schimbare în mijlocul unui trimestru este posibilă dacă rolurile sunt clare.
Serviciile noastre
Încredințați-ne ținerea contabilității
Aflați cum se desfășoară ținerea contabilității cu cabinetul, de la preluarea dosarului până la conturile anuale.
Organizați transferul dosarului
Transferul privește documentele, datele și accesele. Accesele online sunt adesea uitate: mandatul fostului contabil la administrația fiscală trebuie retras, iar cel al noului contabil înregistrat, pentru ca acesta să poată depune declarațiile și consulta dosarul dumneavoastră.
| Element | De la cine | De ce |
|---|---|---|
| Scrisoarea de încetare a misiunii și data preluării | Dumneavoastră | Stabilirea responsabilităților fiecăruia |
| Contabilitatea exercițiului în curs (cartea mare, balanțe, jurnale) | Fostul contabil | Continuarea înregistrărilor fără întrerupere |
| Conturile anuale și declarațiile fiscale ale exercițiilor anterioare | Fostul contabil | Soldurile de deschidere și istoricul |
| Declarațiile de TVA, situațiile aferente și contul curent de TVA | Fostul contabil | Pregătirea următoarei declarații |
| Tabelul amortizărilor | Fostul contabil | Continuarea corectă a amortizărilor |
| Corespondența și controalele în curs cu administrația | Fostul contabil și dumneavoastră | Răspuns în termen |
| Mandate și accese la platformele online | Dumneavoastră și noul contabil | Depunerea declarațiilor în numele societății |
| Datele de salarizare și contactul secretariatului social | Dumneavoastră | Continuitatea plății salariilor |
| Registrul acțiunilor și procesele-verbale ale adunărilor | Dumneavoastră (sediul societății) | Pregătirea aprobării conturilor |
Listă orientativă, de adaptat societății dumneavoastră.
După preluare: primele săptămâni
După primirea dosarului, noul contabil verifică soldurile de deschidere, conturile de TVA și conturile curente la administrație. Eventualele diferențe sunt mai ușor de explicat cât timp fostul contabil poate fi contactat.
Folosiți acest moment și pentru a vă revizui organizarea: transmiterea documentelor, programul de facturare, calendarul întâlnirilor. Facturarea electronică structurată între întreprinderile belgiene, obligatorie din 2026, schimbă deja modul în care circulă facturile; este o ocazie bună pentru o evaluare.
Apel telefonic
Vă gândiți să schimbați contabilul
Lăsați-ne numărul dumneavoastră: vă sunăm înapoi pentru a analiza calendarul preluării.
Acest articol prezintă reguli generale aplicabile la data actualizării. Ratele și sumele menționate sunt valori de bază, care trebuie verificate pentru situația dumneavoastră. Articolul nu înlocuiește o consultanță personalizată.
