Het belangrijkste
- Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn in principe in gestructureerde elektronische vorm worden uitgereikt en ontvangen.
- Een pdf die per e-mail wordt verstuurd, voldoet niet aan die verplichting.
- Het Peppol-netwerk is de referentieweg; u krijgt er toegang toe via een dienstverlener of via uw software.
- De toleranties, uitzonderingen en de volgende stap van elektronische rapportering moet u voor uw situatie laten nagaan.
Elektronische facturatie tussen ondernemingen is in België geen toekomstplan meer. Sinds 1 januari 2026 verplicht de wet btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn om hun B2B-facturen in een gestructureerd formaat uit te wisselen. De verandering is technisch, maar raakt ook uw organisatie: ontvangst, goedkeuring, boeking en archivering van facturen.
Wat de verplichting inhoudt
De verplichting geldt voor facturen tussen twee btw-plichtigen die in België gevestigd zijn, voor handelingen die in België plaatsvinden. Facturen aan particulieren vallen er niet onder, en in principe evenmin facturen aan klanten die in het buitenland gevestigd zijn.
Een gestructureerde elektronische factuur is een gegevensbestand dat door software kan worden gelezen, geen afbeelding van een document. Het referentieformaat volgt de Europese norm voor elektronische facturatie, in de Peppol BIS-variant. Een pdf, ook per e-mail verstuurd, voldoet niet aan de verplichting.
Bepaalde categorieën ondernemingen zijn uitgesloten of volgen specifieke regels, bijvoorbeeld sommige btw-plichtigen zonder recht op aftrek. Laat uw statuut nagaan door het kantoor.
Toleranties en sancties
Peppol: hoe het netwerk werkt
Peppol is een netwerk voor de uitwisseling van documenten dat in verschillende Europese landen wordt gebruikt. Het steunt op toegangspunten: u stuurt uw factuur naar uw toegangspunt, dat ze doorstuurt naar dat van uw klant, dat ze in zijn software aflevert. U hebt maar één dienstverlener nodig, ook al gebruiken uw klanten andere.
Elke onderneming wordt herkend aan een Peppol-ID, doorgaans gebaseerd op haar ondernemingsnummer of btw-nummer. Om facturen te ontvangen, moet uw vennootschap via een dienstverlener op het netwerk geregistreerd zijn; zonder registratie kunnen uw leveranciers u niet vinden.
Veel boekhoud- en facturatiesoftware bevat een toegangspunt. Andere werken via een afzonderlijke dienstverlener. Voor zeer kleine volumes bestaan basisoplossingen, met beperktere functies.
Wat er verandert in uw organisatie
- Bij het uitreiken: uw facturen worden door compatibele software aangemaakt, met volledige en juiste gegevens (btw-nummer van de klant, bedragen, tarieven, referenties).
- Bij de ontvangst: facturen komen toe in software en niet langer in een mailbox. U moet beslissen wie ze goedkeurt en hoe ze bij de boekhouder terechtkomen.
- In de boekhouding: gestructureerde gegevens kunnen zonder herinvoer worden ingelezen, wat fouten beperkt.
- Bij de archivering: de gestructureerde factuur is het origineel. Ze moet in haar formaat, integer en leesbaar, worden bewaard gedurende de wettelijke termijn, voor de btw in principe tien jaar.
| Stap | Actie | Met wie |
|---|---|---|
| 1 | Uw stromen in kaart brengen: uitgaande en inkomende facturen, btw-plichtige Belgische klanten en leveranciers | U en uw boekhouder |
| 2 | Nagaan of uw software facturen in Peppol BIS-formaat aanmaakt | Uw softwareleverancier |
| 3 | Uw vennootschap op het Peppol-netwerk registreren en uw ID controleren | Uw Peppol-dienstverlener |
| 4 | Het circuit voor ontvangst en goedkeuring van leveranciersfacturen vastleggen | U en uw team |
| 5 | De automatische doorstroming naar de boekhouding organiseren | Uw boekhouder |
| 6 | De archivering van gestructureerde bestanden voor de wettelijke duur regelen | Uw dienstverlener en uw boekhouder |
| 7 | Verzending en ontvangst testen met enkele klanten en leveranciers | Uw handelspartners |
Indicatieve volgorde. Is een stap nog niet gezet, begin dan daarmee.
Onze diensten
Uw boekhouding aanpassen aan Peppol
Bekijk hoe de ontvangst, de doorstroming en de archivering van uw facturen passen in het voeren van uw boekhouding.
De volgende stap: elektronische rapportering
De gestructureerde elektronische facturatie bereidt een tweede stap voor, e-reporting genoemd: het doorsturen van bepaalde factuurgegevens naar de fiscale administratie, kort na het uitreiken van de factuur. Ze is aangekondigd voor 2028. Planning en modaliteiten kunnen nog veranderen: ga ze na voordat u uw softwarekeuze vastlegt.
Wie nu al kiest voor een oplossing die die evolutie voorziet, vermijdt enkele jaren later een tweede wissel van tool.
Kosten en steun
Dienstverleners rekenen vaak een abonnement aan, soms berekend op het aantal uitgewisselde documenten. Vergelijk de aanbiedingen op basis van uw werkelijke volumes, zowel uitgaand als inkomend, en ga na wat inbegrepen is: archivering, koppeling met de boekhoudsoftware, ondersteuning.
Voor bepaalde kosten in verband met elektronische facturatie werd een verhoogde fiscale aftrek voorzien ten gunste van kmo’s en zelfstandigen, gedurende een beperkte periode. Laat de voorwaarden en de duur nagaan door het kantoor voordat u erop rekent.
Uw inkomende facturen tellen evenveel mee
Afspraak
Uw facturatie bespreken
We bekijken samen met u de stand van uw factuurstromen en de stappen die nog moeten volgen.
Dit artikel beschrijft algemene regels die gelden op de datum van de laatste update. De vermelde tarieven en bedragen zijn basiswaarden, na te gaan voor uw situatie. Het vervangt geen persoonlijk advies.
